Comment organiser un séminaire d’entreprise ? : résumé de l’article
Organiser un séminaire d’entreprises est aujourd’hui indispensable pour le bon fonctionnement d’une institution. Véritable levier de performance pour une entreprise, l’organisation d’un séminaire n’est pas à négliger. Voici donc en bref, les étapes clés de l’organisation d’un séminaire :
- Définir vos objectifs
- Définir un budget
- Rédiger un cahier des charges
- Trouver un lieu
- Définir un thème général
- Communiquer auprès de vos employés
- Elaborer un rétroplanning ainsi qu’un planning pour la coordination du jour J.
- Préparer la logistique de l’événement
- Gérer la coordination du Jour j
- Communiqué en avale de l’événement pour s’assurer de son succès.
Si cela vous paraît simple au premier abord, il existe tout de même quelques subtilités qu’il est important de connaître pour devenir un pro de l’organisation de séminaires. Je vous invite donc à lire l’article complet afin d’être informé au mieux des pièges qui peuvent se cacher derrière cette liste non exhaustive.
Comment organiser un séminaire : nos conseils en 6 points
Pourquoi organiser un séminaire d’entreprise ?
L’organisation de séminaires d’entreprises est aujourd’hui indispensable pour le bon fonctionnement d’une institution. Le but premier étant de réunir les salariés dans un cadre informel pour leur présenter les résultats annuels, les nouveaux objectifs ou bien pour aborder de nouveaux projets ou simplement pour récompenser les salariés pour leur travail. Mais de plus en plus, les séminaires arborent une allure plus ludique permettant de souder les liens entre les employés, et de les remotiver à travers des Team Building (lien avec l’article « Top 5 des meilleures activités Team Building à faire à Bordeaux ») ou des activités Incentive. Alors comment organiser un séminaire d’entreprise efficace et instructif pour les employés ? C’est la question à laquelle nous allons essayer de répondre dans cet article.
A qui faire appel pour organiser un séminaire d’entreprise ?
En général, les entreprises font appel à des agences pour organiser leurs séminaires. Et ce pour une bonne raison. Il faut savoir qu’une agence d’événementielle, doit bénéficier d’une agrémentation tourisme, comme c’est le cas pour Peritrek Event. Ce qui signifie que l’entreprise est parfaitement solvable en cas d’imprévu nécessitant une contrepartie financière.
Attention cependant à bien choisir l’entreprise qui s’occupera de vos événements car toutes les agences ne disposent pas de cette agrémentation tourisme.
D’autre part, l’organisation d’un séminaire prend du temps et nécessite parfois d’être sur les lieux pour gérer l’événement en amont. Les entreprises ne peuvent pas toujours se permettre de perdre et de consacrer du temps à ce type d’organisation. De plus, la coordination du jour J ne peut être assurée par les mandataires du séminaire puisque occupé à présenter ou à participer à celui-ci.
Enfin les idées originales pour l’organisation de team building par exemple, ne sont pas toujours faciles à trouver. C’est pour toutes ces raisons qu’il est judicieux de faire appel à une entreprise externe pour s’en charger. Toutefois, même avec une agence, vous aurez tout de même certaines choses à prévoir et à penser.
Les bases de l’organisation
Dans un premier temps, il est indispensable de définir les objectifs de votre séminaire : présentation de résultats ; team building afin d’encourager la cohésion d’équipe ; activités Incentives pour favoriser l’effort commun et la motivation…). Les questions que vous devez vous poser sont les suivantes :
1) Dans quelle mesure, ce séminaire est-il nécessaire ?
2) Pour atteindre quel objectif ?
Ceci vous permettra d’affiner votre sélection de lieux et de destinations, et de mieux cibler vos attentes pour ce séminaire.
Il est important de fixer un budget pour l’événement avant de penser aux détails du projet. Ces détails sont aussi appelés « Cahier des charges ». C’est-à-dire, une sorte de liste de vos exigences pour l’organisation de votre séminaire idéal. Après quoi, commence le travail de recherche et de prospection.
Choix du lieu de séminaire
La troisième étape, que ce soit pour une entreprise ou pour une agence d’événementielle, est de trouver un lieu et des hébergements répondant au cahier des charges précédemment déterminé.
Le lieu a une importance capitale pour le succès de votre événement. Il doit répondre à certains critères immuables concernant :
- Le nombre d’hébergement,
- La capacité d’accueil des salles de séminaire,
- Le matériel mit à disposition pour celui-ci,
- La restauration et les salles pouvant accueillir une soirée d’entreprise (gala, cocktails, apéritifs dinatoires…),
- Les activités possibles à faire directement sur le site pour un team building par exemple,
- Toutes les modalités relatives à l’accessibilité du lieu (Gare/Aéroport à proximité ; transport mit à disposition pour accéder aux lieux des team building ou des activités incentives dans le cas où le lieu ne pourrait accueillir ces activités).
Le lieu peut être choisi directement par l’entreprise, ou sur les conseils d’une agence spécialisée qui peut avoir des contacts privilégiés avec certains lieux, facilitant ainsi l’accès à celui-ci pour votre entreprise. Il est préférable, mais pas obligatoire, que le site du séminaire soit localisé relativement loin de votre lieu de travail pour favoriser une immersion totale dans un autre environnement, ou dans une autre culture (rendez-vous sur notre page « Nos destinations » pour plus d’idées de destinations pour vos séminaires d’entreprise).
Quelle idée de séminaire d’entreprise choisir ?
La quatrième étape est de définir un thème pour votre événement. Le thème permettra de déterminer le type d’activités réalisables en lien avec celui-ci. Votre thématique peut être très classique ou bien très originale. Dans un séminaire classique, on va retrouver des activités de team building, en général, sportives afin de fédérer les équipes. Pour un séminaire plus original il est possible d’organiser un séminaire scénographié autour d’un film ou d’une série par exemple (soirée Médiévale ; soirée d’entreprise Game of Thrones, Fort Boyard…).
Mais il existe encore des milliers d’autres idées pour votre séminaire d’entreprise que nous pouvons explorer ensemble. L’important est que la thématique soit en accord avec vos valeurs et avec ce que vous souhaitez véhiculer grâce à ce séminaire. Encore une fois, vous pouvez réfléchir à l’idée du thème de votre séminaire, seul ou bien faire appel à une agence qui sera peut-être plus à même de trouver des activités qui vous feront sortir du lot (vous pouvez consulter toutes nos idées de séminaire/Team Building/Incentive dans la rubrique « Nos réalisations »).
Organisation de votre séminaire
Il vous faudra ensuite, communiqué en interne sur l’événement. Veillez à bien choisir vos canaux de communication pour obtenir un maximum de réponses et surtout pour donner envie à vos employés d’y participer. Vous pouvez pour cela, leur donner un aperçu des activités prévues pour eux.
La prochaine étape est la plus laborieuse. Il est donc préférable de confier la gestion et l’organisation de votre séminaire à une agence spécialisée. Vous devrez réaliser un rétroplanning de toutes les tâches relatives à l’organisation, qui doivent être achevées avant une date donnée (réservation du/des lieux, des activités, des transferts aéroport/hôtels …). Vous devrez également établir un planning pour la coordination du jour J, qui pourra être assurée par un prestataire externe. Celui-ci devra contenir : les heures de début et de fins des conférences et des activités, les temps de pauses et les temps libres. Il faut également prévoir des marges de manœuvres en cas d’imprévus.
Enfin, il est bon de s’assurer la veille ou quelques jours en amont que tout est prêt et au point pour le jour du séminaire. Ceci étant contraignant puisque nécessitant parfois des déplacements sur le lieu, il est encore une fois préférable de confier cette tâche à une entreprise extérieure.
Vous pouvez à la suite de votre événement, évaluer l’efficacité et le contentement de vos employés par le biais de formulaires de satisfactions. Si cela s’est révélé efficient et apprécié, n’hésitez pas à renouveler l’opération en variant les plaisirs !
Vous l’aurez compris, l’organisation d’un séminaire d’entreprise est un levier très intéressant pour la motivation et l’implication des équipes. Toutefois, cet exercice peut s’avérer fastidieux pour les personnes novices dans l’organisation événementielle.
Notre agence répondra avec plaisir à toutes vos demandes de séminaire, nos devis sont gratuits, personnalisés et envoyés en 48h.
